Per chi gestisce un’Asd o una Ssd spesso la scelta è tra smaltire il lavoro di segreteria o dedicare del tempo ad organizzare l’attività sportiva. Se sei titolare di un’ASD oppure ti occupi direttamente di condurre la parte amministrativa, ti sveliamo 3 trucchi per risparmiare tempo nella gestione della segreteria e organizzarsi al meglio.

1. PICCOLO ESERCIZIO DI PRIORITÀ

La tua Associazione Sportiva Dilettantistica è nata per trasmettere la tua passione per lo sport che promuovi, non per stare davanti a un monitor o fogli di carta. Cerca di fare mente locale e individuare la quantità di tempo che dedichi alle 3 macro attività:

a) Gestire la burocrazia
b) Promuovere il tuo sport per farlo conoscere a nuove persone
c) Organizzare e insegnare il tuo sport

Chiediti ora che cosa davvero è in grado di cambiare la vita delle persone: appassionarsi al tuo sport o sapere che hai un archivio perfetto dell’amministrazione?

Quale è la cosa importante da capire da questa riflessione? Che nel tempo dovresti SEMPRE preferire soluzioni che, anche se ti chiedono di cambiare un’abitudine, ti permettono di fare davvero ciò che è importante per i tuoi sportivi: insegnare il tuo sport!

2. SULLE ATTIVITÀ IMPORTANTI ASSICURATI IL RISULTATO

È difficilissimo trovare validi collaboratori, spesso ci si accontenta di qualche iscritto volenteroso a cui si affida la promozione, la pagina social, il sito o il volantino.  È bellissimo dare un’opportunità ai giovani, anzi è encomiabile. Spesso cosa succede? che i risultati non arrivano come ipotizzato e si incrina il rapporto, si sono sprecati magari due soldini e l’associazione non ha fatto un passo in avanti.

Sappiamo benissimo che spesso il budget è un limite per fare tutte le attività bene, ma c’è un modo per dare spazio ai giovani e nel contempo assicurare il risultato: affiancare strumenti che siano efficaci, che vadano direttamente al punto del problema.

Quindi se vuoi affidargli la promozione, contemporaneamente attiva una campagna di marketing digitale con chi fa questo di mestiere. In questa maniera ottieni sia la crescita della tua risorsa che può imparare anche da qualcuno, sia il risultato nel breve termine.

3. USA IL PROGRAMMA GESTIONALE

Esistono solamente due categorie di associazioni: quelle che sprecano tempo e risorse nella gestione amministrativa e quelle che riescono a semplificarsi la vita.

Ma come? 

Coraggio, siamo nel 2023! La tecnologia ormai deve facilitare la vita, non appesantirla!!!!

Se pensi che usare un software gestionale sia qualcosa che ti richiede di inserire dati e aggiornarlo (quindi più lavoro), sarai felicissimo di sapere che questi sono i vecchi sistemi 🙂 

Orangogo ha studiato proprio per Asd e Ssd, quindi per lo sport, un sistema che ti permette in un solo click di fare tutte le cose che prima facevi a mano: 

1) Inserire/aggiornare un’anagrafica di un iscritto che paga
2) Emettere la ricevuta
3) Ricevere e archiviare il modulo firmato
4) Registrare l’incasso
5) Aggiornare la scadenza della visita medica e dell’iscrizione
6) Aggiornare l’elenco di partecipanti al corso
7) Aggiornare il libro soci

Consiglio bonus

Questa è una cosa che piace moltissimo.
Vieni interrotto/a più volte da persone esterne che entrano per la prima volta in struttura? La fila davanti alla tua scrivania si accumula?

Per ottimizzare il tuo tempo, evitando troppe interruzioni o assembramenti, ti consigliamo di procurarti un monitor per mostrare un video di presentazione a chiunque entri in associazione.

Le persone in attesa così potranno dedicarsi alla visione del video, che potrà mostrare ad esempio: estratti delle varie discipline, presentazione degli insegnanti, lezioni aperte, partite, saggi, vittorie…

Sarà sicuramente apprezzato da tutti ed è un modo professionale di pubblicizzare la struttura e mostrare il ventaglio di attività proposte. Eviterete inoltre di fare annoiare le persone in attesa.