Prendi il telefono e apri la calcolatrice ( o carta e penna). Calcoliamo prima insieme quanto tempo impieghi normalmente e poi quanto tempo puoi risparmiare. 

Step 1 – Inserimento o aggiornamento anagrafica

Chiediti: quanto tempo impieghi per aprire il file (se non addirittura il computer), inserire tutti i dati che ti servono dell’anagrafica copiandoli dal modulo, salvare e controllare che tutto sia corretto?

Facciamo un esempio con una media di settore:

• tempo medio per ogni iscritto: 10 minuti
• 100 iscritti = 1.000 minuti 
• 1.000 minuti / 60 minuti = 16,5 ore all’anno

Step 2 – Inserimento dei dati della visita medica

Sappiamo che la visita medica non te la portano il giorno dell’iscrizione e in genere devi ricordarla un pò di volte…. chiediti: quanto tempo ti serve per aprire il file delle visite mediche, cercare l’iscritto, inserire i dati del certificato medico, salvare e magari controllare che non ci siano errori di trascrizione?

Facciamo un esempio con una media di settore:

• Tempo medio per ogni iscritto: 5 minuti

• Se ho 100 iscritti in un anno: 5 × 100 = 500 minuti

• Totale: 500 minuti / 60 = 8 ore all’anno

Step 3 – Registrazione delle scadenze (quota associativa, abbonamento e visita medica)

Chiediti: quanto tempo impieghi a interrompere quello che stai facendo e metterti a segnare ogni scadenza, magari su un file Excel o un’agenda (o google calendar), riportando quello che ti serve per ricordarlo al volo e aggiornare ogni mese/volta per ogni iscritto?

Facciamo un esempio con una media di settore – Ricorda che ogni iscritto ha da ricordare quando scade la quota associativa, la visita medica e il corso di(…) :

• Tempo medio per ogni scadenza: 3 minuti

• Se ho 100 iscritti con 12 scadenze all’anno: 3 × 1.200 = 3.600 minuti

• Totale: 3.600 minuti / 60 = 60 ore all’anno

Step 4 – Inserimento del nominativo nel libro soci

Chiediti: quanto tempo ti serve per aprire il registro (digitale o cartaceo), trovare la riga corretta, inserire il nominativo, salvare o archiviare il documento?

Facciamo un esempio con una media di settore:

• Tempo medio per ogni iscritto: 3 minuti

• Se ho 100 iscritti in un anno: 3 × 100 = 300 minuti

• Totale: 300 minuti / 60 = 5 ore all’anno

Step 5 – Emissione della ricevuta

Chiediti: quanto tempo impieghi per compilare a mano o al computer la ricevuta, inserire i dati dell’iscritto, controllare i totali, salvarla o stamparla?

Facciamo un esempio con una media di settore:

• Tempo medio per ogni pagamento: 5 minuti

• Se ho 100 iscritti con 12 pagamenti all’anno: 5 × 1.200 = 6.000 minuti

• Totale: 6.000 minuti / 60 = 100 ore all’anno

Step 6 – Registrazione dell’incasso

Chiediti: quanto tempo ti serve per accedere alla banca o aprire la mail della contabile, controllare il bonifico o il contante, segnare l’incasso su un file, aggiornare i registri e verificare che tutto torni?

Facciamo un esempio con una media di settore:

• Tempo medio per ogni pagamento: 4 minuti

• Se ho 100 iscritti con 12 pagamenti all’anno: 4 × 1.200 = 4.800 minuti

• Totale: 4.800 minuti / 60 = 80 ore all’anno

Step 7 – Archiviazione della modulistica

Chiediti: quanto tempo impieghi per raccogliere i moduli cartacei, scansionarli o salvarli in cartelle digitali, rinominarli e archiviarli nel posto giusto?

Facciamo un esempio con una media di settore:

• Tempo medio per ogni iscritto: 5 minuti

• Se ho 100 iscritti in un anno: 5 × 100 = 500 minuti

• Totale: 500 minuti / 60 = 8 ore all’anno

Quanto tempo ti impegna in totale ogni anno in segreteria?

Ora che hai fatto i conti step by step, possiamo tirare le somme:

• Inserimento o aggiornamento anagrafica = 16,5 ore
• Inserimento dati visita medica = 8 ore
• Registrazione delle scadenze (quota, abbonamento, visita medica) = 60 ore
• Inserimento nel libro soci = 5 ore
• Emissione delle ricevute = 100 ore
• Registrazione degli incassi = 80 ore
• Archiviazione modulistica = 8 ore

👉 Totale = 277,5 ore all’anno.Sono quasi 7 settimane lavorative da 40 ore dedicate solo a operazioni ripetitive di segreteria, con il rischio continuo di errori umani (dati duplicati, scadenze dimenticate, ricevute smarrite).   

Vuol dire che ogni settimana impieghi circa 5 ore per la segreteria: ti torna questo numero? 

Se ti viene un numero molto più piccolo: può essere un segno che sei super efficiente, oppure hai semplicemente meno iscritti e meno scadenze. OPPURE… non ti scrivi molte cose o trascuri qualche cosetta pericolosa da trascurare.  

Se ti viene un numero molto più grande: due sono i casi, o hai un’associazione molto grossa, oppure puoi risparmiare davvero moltissimo tempo (siamo stati delicati? 😅)

Ora calcoliamo quanto tempo puoi risparmiare nella segreteria di un’Asd

ISTRUZIONI: Ora immagina che ogni iscritto compili da solo i propri dati anagrafici, carichi la visita medica e scelga il piano di pagamento direttamente online.
A te arriverebbe una notifica: tu devi solo leggere e dare conferma con un click.

Con quel gesto, il gestionale Orangogo in automatico:

1. Inserisce o aggiorna l’anagrafica

2. Registra i dati della visita medica

3. Imposta tutte le scadenze di quota, abbonamento e visita medica

4. Inserisce il nominativo nel libro soci

5. Emette la ricevuta

6. Registra l’incasso

7. Archivia la modulistica in modo ordinato e recuperabile

Quindi per leggere e fare 1 click quanto tempo ci metteresti? 

Non è questione di “tecnologia per moda”, ma di efficienza e sicurezza: meno errori, più tempo libero, più energie da dedicare a sport e crescita della tua associazione.

Se vuoi entrare un pò più nel dettaglio