Segreteria Centri Estivi: come farla facile

La segreteria e la gestione in loco di un centro estivo sono attività da fare con precisione ma che portano via tanto tempo. 

In questo articolo troverai degli accorgimenti per organizzare il tuo centro estivo senza dimenticare nulla e degli strumenti che ti potranno aiutare, facendoti risparmiare tanto tempo e facendoti evitare errori!

1. Lista degli iscritti suddivisi per turno con pasti, intolleranze e allergie
2. Elenco partecipanti alle attività e registro dei pagamenti
3. Registrazione degli ingressi e uscite con giorni e orario
4. Facile accesso alle informazioni per tutto il team
5. Strumenti per semplificare il lavoro: la Webapp per centri estivi
6. Inclusività e accessibilità

1. Lista degli iscritti suddivisi per turno con pasti, intolleranze e allergie

Può sembrare noioso e molti preferiscono indicare solo le informazioni fondamentali, ma nella lista degli iscritti è molto importante riportare anche allergie e intolleranze; situazioni mediche; particolari fobie (sociali e non); informazioni relative alle attività che svolgi (ad esempio se prevedi un bagno in piscina o al mare devi sapere se alcuni dei bambini non sanno nuotare!)

Tutte queste informazioni ti saranno utili per organizzare attività sicure ed evitare spiacevoli inconvenienti! Ma come creare un elenco con tutte le informazioni di cui hai bisogno in modo facile e veloce?

Evita assolutamente carta e penna! Avranno sicuramente il loro fascino ma ti assicuro che creano solo confusione e disordine. Siamo nel 2024: facciamoci aiutare dalla tecnologia! 

Un’alternativa è quella di usare dei fogli Excel o di Google. Fai però molta attenzione perché quando si ha a che fare con liste grandi e con tante informazioni, come in questo caso, la possibilità di sbagliare è molto alta oltre a volerci molto tempo e pazienza!

Una soluzione più semplice e rapida è la Webapp di Orangogo, un’applicazione specifica per l’organizzazione e la gestione di centri estivi che ti aiuterà a velocizzare questa operazione, generando in automatico le liste dei tuoi iscritti complete di tutte le informazioni di cui hai bisogno! Come? Saranno i genitori a compilare i tuoi  moduli dove puoi inserire anche domande precise. La Webapp aggiornerà tutte le informazioni senza che tu debba fare nulla e senza il rischio di errori.

Vuoi scoprire tutte le funzionalità della Webapp di Orangogo?

2. Elenco partecipanti alle attività e registro dei pagamenti

Per i genitori è molto importante sapere in anticipo le attività quotidiane ed eventualmente quelle “speciali” (come gite o escursioni) e questo influisce molto nella scelta del centro estivo più adatto per loro. Proponi quindi attività che possano accontentare tutti e indicane ora, data e luogo (assicurandoti di avere a disposizione gli spazi e i materiali necessari). Inoltre tieni sempre traccia di chi ha versato le relative quote e di esigenze speciali!

Anche in questo caso puoi fare tutto manualmente utilizzando Excel oppure lasciare fare tutto in automatico dalla Webapp di Orangogo!

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3. Registrazione degli ingressi e uscite con giorni e orario

Un’altra cosa molto importante è segnare sempre gli orari d’ingresso e di uscita dei bambini ed eventuali assenze. Perchè? Dall’orario di ingresso all’orario di uscita sarai tu, o chi per te, responsabile per loro quindi è fondamentale tenere sempre traccia di tutto!

Se sei un tipo nostalgico puoi acquistare un registro cartaceo, altrimenti puoi utilizzare il registro elettronico della Webapp (basta davvero solo un click!) per rendere tutto più semplice e veloce oltre che accessibile agli animatori, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo!

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4. Facile accesso alle informazioni per tutto il team

Cerca di tenere tutte le informazioni sui tuoi partecipanti, il calendario delle attività e il registro delle presenze nello stesso luogo e fai in modo di renderle facilmente accessibili ai tuoi collaboratori. Questo ottimizzerà moltissimo la gestione del tuo centro estivo oltre a migliorare moltissimo la comunicazione interna. Come fare? 

Lavora in cloud in modo da condividere le informazioni con tutti i tuoi collaboratori (oltre a non rischiare di perdere tutto nel caso il tuo computer decida di abbandonarti!). Fai, però, molta attenzione alla gestione degli accessi: dai la possibilità di modificare le tue preziose liste solo a chi ha le competenze e comunque solo alle persone strettamente necessarie per evitare di perdere informazioni importanti!

Con la Webapp di Orangogo, avrai tutto sulla stessa piattaforma a cui potrai accedere in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo. Inoltre avrai a disposizione 3 livelli di accesso:

• amministratore: che avrà accesso e potrà modificare tutto;
• responsabile: che avrà la possibilità di modificare solo il registro presenze per i centri estivi a lui assegnati. Potrà soltanto consultare le altre informazioni;
• partner: molto utile nel caso in cui si collabori con altre strutture sportive per la gestione condivisa di uno o più centri estivi. In questo caso il partner avrà accesso soltanto alle informazioni sulle attività in cui è coinvolto.

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5. Strumenti per semplificare il lavoro: la Webapp per centri estivi

La Webapp è un’applicazione che lavora in sincronia con il nostro sistema gestionale automatizzato (il Sistema Integrato di Orangogo, qui puoi leggere qualcosa di più) rendendolo uno strumento completo e unico per la gestione e l’organizzazione di un centro estivo.

Oltre alla gestione e creazione automatica di moduli, ricevute anagrafiche e alla possibilità di offrire pagamenti digitali e rateali del sistema integrato, grazie all’integrazione con la Webapp si avrà la possibilità di:

• generare in maniera automatica la lista degli iscritti suddivisi per turno con pasti, intolleranze e allergie (e altre informazioni a te utili);
• creare automaticamente l’elenco partecipanti alle attività;
• tenere sempre sotto controllo il registro dei pagamenti;
• segnare ingressi, uscite, assenze ed altre note nel registro elettronico;
• gestire l’accesso alle informazioni;
• avere accesso alle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

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6. Inclusività e accessibilità

Sono tanti i genitori di bambini e/o ragazzi con disabilità che, utilizzando il nostro motore di ricerca con uno speciale filtro che individua i centri estivi attrezzati per il tipo di disabilità selezionata (visiva, uditiva, motoria, intellettiva), trovano quello adatto.

Sono però ancora poche le strutture che dispongono di personale qualificato: per questo il nostro consiglio è quello di attrezzarti! Con un po’ di impegno in più il tuo centro estivo diverrà il punto di riferimento di tante famiglie e cambierà l’estate a tanti bambini!

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